Giới thiệu
Trong thời đại làm việc trực tuyến, biết cách viết Email chuyên nghiệp là một kỹ năng quan trọng giúp bạn tạo ấn tượng tốt và giao tiếp hiệu quả.
Một Email được viết chỉnh chu thể hiện sự tôn trọng người nhận, phong thái làm việc chuyên nghiệp và tăng khả năng phản hồi tích cực.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách viết Email đúng chuẩn từ việc đặt tên người gửi, tạo chữ ký, viết tiêu đề, cho đến sử dụng CC và BCC trong https://mail.google.com/
1. Cách tạo chữ ký trong Gmail
Chữ ký Email giúp người nhận nhận diện bạn là ai, đến từ đâu và cách liên hệ lại nhanh chóng. Đây cũng là phần thể hiện thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp.
🔹 Cách thực hiện:
-
Mở Gmail trên trình duyệt.
-
Nhấp vào biểu tượng Cài đặt (bánh răng) → Xem tất cả chế độ cài đặt.
-
Vào tab Tài khoản và Nhập (Accounts and Import).
-
Ở phần Gửi thư dưới dạng (Send mail as), chọn Chỉnh sửa thông tin (edit info).
-
Tạo chữ ký chuyên nghiệp, ví dụ:
-
Cá nhân: Nguyễn Văn A – Nhân viên Kinh doanh – SDT – Email
-
Doanh nghiệp: Doanh nghiệp A – Thông tin liên hệ
-
2. Cách đặt tên người gửi trong Gmail
Tên người gửi là yếu tố đầu tiên người nhận nhìn thấy trong hộp thư. Một cái tên chuyên nghiệp giúp Email của bạn trông đáng tin cậy và dễ được mở đọc hơn.
🔹 Cách thực hiện:
-
Mở Gmail trên trình duyệt.
-
Nhấp vào biểu tượng Cài đặt (bánh răng) → Xem tất cả chế độ cài đặt.
-
Vào tab Tài khoản và Nhập (Accounts and Import).
-
Ở phần Gửi thư dưới dạng (Send mail as), chọn Chỉnh sửa thông tin (edit info).
-
Nhập tên hiển thị chuyên nghiệp, ví dụ:
-
Cá nhân: Nguyễn Minh – Nhân viên Kinh doanh
-
Doanh nghiệp: Mekong Happy Food – Bộ phận CSKH
-
3. Hiểu rõ hơn về CC và BCC trong Email
🔹 CC là gì?
CC (Carbon Copy) có nghĩa là “sao chép thư cho người khác”.
Khi bạn thêm địa chỉ vào ô CC, người đó sẽ nhận được bản sao của Email, và tất cả người trong danh sách nhận thư đều thấy được ai được gửi CC.
Ví dụ:
Bạn gửi Email cho sếp chính (To), và muốn sếp phụ hoặc đồng nghiệp cùng biết nội dung, thì bạn thêm họ vào ô CC.
Khi nào nên dùng CC:
-
Khi bạn muốn thông báo nội dung cho người khác biết nhưng họ không cần phản hồi.
-
Khi cần ghi nhận sự tham gia của nhiều bên trong một trao đổi.
-
Khi muốn giữ minh bạch thông tin trong nội bộ.
🔹 BCC là gì?
BCC (Blind Carbon Copy) nghĩa là “sao chép ẩn danh”.
Người được thêm vào ô BCC vẫn nhận được Email, nhưng những người khác sẽ không biết họ có trong danh sách nhận thư.
Ví dụ:
Bạn gửi thông báo khuyến mãi cho 50 khách hàng. Nếu dùng To hoặc CC, họ sẽ thấy toàn bộ danh sách Email — điều này vi phạm quyền riêng tư.
Nhưng nếu bạn dùng BCC, mỗi người chỉ thấy chính họ được nhận Email, giúp đảm bảo bảo mật thông tin cá nhân.
Khi nào nên dùng BCC:
-
Khi gửi Email cho nhiều người lạ hoặc khách hàng.
-
Khi muốn ẩn danh người nhận để đảm bảo quyền riêng tư.
-
Khi gửi Email marketing, thông báo hàng loạt, hoặc bản tin nội bộ.
4. Kết luận
Hiểu rõ cách viết Email chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn giao tiếp hiệu quả mà còn thể hiện thái độ làm việc nghiêm túc, tôn trọng người khác.
Hãy đầu tư cho từng chi tiết nhỏ từ tên người gửi, chữ ký, tiêu đề, cho đến CC và BCC để mỗi Email gửi đi đều thể hiện bản sắc và uy tín cá nhân hoặc doanh nghiệp.
Một Email được viết chuẩn chính là chìa khóa của sự chuyên nghiệp trong thời đại công nghệ số ngày nay.
